Conoce las 7 mentiras acerca de la administración del tiempo

La gestión del tiempo te pide que rompas ciertos parámetros que te impiden ser más feliz y productivo.

Todavía existe la creencia de que hay un secreto muy guardado para el éxito, algo parecido a una conspiración. Lo mismo para vender más y hacer el mejor márketing.

Pero no existe una píldora secreta, no existe el Santo Grial. Lo que existe son una serie de creencias que nos limitan. El éxito es desprenderse de ellas.

No es nada revolucionario, a pesar de que cada vez se presentan infinidad de nuevas palabras en el lenguaje del management; reingeniería, benchmarketing, etc., pero son simplemente gestiones de sentido común, Las mismas de siempre pero disfrazadas de modernidad. ¿O es que hace dos mil años los romanos no hicieron benchmarketing copiando lo bueno de la civilización griega?

No hay métodos milagrosos. Existen miles de libros de gestión. Son como los libros de dietas, si hubiera uno que funcionara, no habría tantos de ellas. Con la gestión del tiempo pasa lo mismo, se trata de conocer los pasos básicos y poner esfuerzo de tu parte.

Hay 7 mentiras muy arraigadas en la sabiduría convencional. Conociéndolas, te permitirán controlar tu tiempo. Unas pocas líneas maestras a seguir.

1. Se trata de estar a gusto y cómodo

No. Se trata de estar un poco incómodo. ¿Has conseguido algo de valor estando cómodo? Al contrario, tuviste que sentir rechazo y arriesgarte. El “No pain, no gain” inglés: “sin sufrimiento no hay ganancia”.

Tememos las situaciones personales incómodas, aunque más vale ponerse una vez rojo que ciento amarillo. La solución es tan clara como sencilla. Dedícate a hacer primero lo que te da más miedo. Es la única manera de romper el círculo vicioso de posponer. Nada te hará avanzar tanto como hacer una vez al día algo por lo que sientas un fuerte rechazo. La llamada difícil se tornará en nada cuando des el primer paso. Esa gestión que tanto temes es pan comido una vez que te lances.

¿Cuál es la situación más negativa posible? Métete de lleno ahora. Mira el futuro de aquí a un año y prevé todo lo que puede salir mal. Conoces mejor que nadie tu situación. No te engañes, ¿qué hecho negativo puede ocurrir en el futuro? Anticípate y da un paso que te cueste, por pequeño que sea.

2. El teléfono y las reuniones son las 2 herramientas fundamentales de trabajo.

Sí, en el caso de que no quieras llegar a ningún lado. Perfecto para continuar siendo una persona gris.

Toma solo parte de las llamadas entrantes y líbrate de la tiranía del teléfono y el email. No del fax, si te tienen que enviar algo que sea por fax, (solo se tomarán el esfuerzo de levantarse y teclear el fax si realmente es importante).

Hace poco vi una empresa con 8 salas de reuniones. Mala señal. Hay gente que necesita parecer importante y no para de convocar reuniones. Otros dependen de ellas para tomar decisiones. La mayoría son una absoluta pérdida de tiempo para casi todos los asistentes, duran más de lo previsto y no se atienen a los puntos a debatir. El mejor consejo es hacerlas de pie y antes de las comidas para que a nadie le dé ganas de perder el tiempo. Y lo dicho debe quedar escrito para hacer un seguimiento.

3. Sé abierto a todo

Al revés. Bloquea tu tiempo. La política de puertas abiertas es para perdedores. Los que tienen éxito y la practican, lo hacen por una cuestión de imagen y sólo en determinados momentos.

Haz citas contigo mismo que sean inamovibles. Planifica las 3 primeras horas del día con trabajo de concentración. Lo más difícil a primera hora. Madruga para no coger tráfico y estar antes en el trabajo completando temas sin interrupciones.

Bloquea unos días al mes para tus clientes VIP, que son los que te harán rico a largo plazo. Olvida la mayoría de reuniones y destina ese tiempo para tus clientes exclusivos.

Conozco un consultor de éxito que con su propio negocio de publicaciones y márketing, aplica estas recomendaciones y tiene tiempo de escribir 2 boletines, 3 libros y pasar 40 días enteros con sus mejores clientes al año.

¿Cómo lo hace? Bloqueando el tiempo. Madruga y escribe a partir de las 6.00 de la mañana. Con o sin inspiración, se pone a trabajar en su proyecto clave. A menudo bloquea semanas para terminar algo, la mejor manera de acabar sus libros. Reduce las microgestiones eliminando las tareas no planificadas con antelación para ganar más tiempo.

Observa a la mayoría, llegan a la oficina y tienen una posición defensiva, apagar fuegos y aceptar todas las interrupciones. Nunca ofensiva que es atacar ellos y dedicarse a lo que les importa. A mí me costó 3 años conseguir trabajar en lo mío, en lo importante, lo que me iba a labrar el futuro.

En cambio la mayoría simplemente reacciona a todas las llamadas y trabajillos que le surgen en sus labores. No tienen nada programado, solo la hora para irse. Al no tener proyectos propios, acaban haciendo los de los demás, ocupando todo su tiempo. Esta claro que muchos no tienen tiempo y están abrumados por la carga de trabajo (y quién no lo está), pero si tuvieran una idea propia, robarían tiempo de cualquier lado para completarla, pese a quién le pese. Se plantearían renunciar a muchas cosas.

Si no sabes donde va tu dinero estás condenado a ser pobre. Y con el tiempo igual, nunca tendrás el que necesitas si no administras bien el que gastas

4. Haz lo que debas hacer. (No: lleva la contraria)

Sal del rebaño. Evita conducir a primera y última hora, llega antes y sal antes de la oficina, busca la mejor combinación. No comas cuando va todo el mundo. No vayas al banco a fin de mes. Compra los martes al mediodía cuando haya menos gente, no los sábados por la tarde. Lo importante no es aprender, sino desaprender.

La fuerza de la costumbre es un lastre. Los efectivos tratan de no conducir entre las 7.00 y las 9.00 y siempre que pueden van a los sitios por otro lado. Es increíble la cantidad de sitios diferentes que conoces (y la de atajos en caso de tráfico).

Y qué mejor que seguir aprendiendo si estás envuelto en el tráfico. Puedes escuchar novelas, aprender idiomas o escuchar todo tipo de libros, es como ir a la universidad mientras conduces. Pocos lo aprovechan. Puedes ser un experto en los clásicos o aprender francés en las colas. Puedes aprender de nutrición y deporte o escuchar al último gurú del márketing. Todo está disponible en audio, mucho en otros idiomas pero te sirve para practicar. No vale la disculpa de que no hay tiempo para leer. Calcula las horas al día que pasas en el coche y luego calcula lo que suponen al año. ¿Qué ventaja podrías obtener si inviertes todas esas horas en “leer”? 30 minutillos al día se convierten en 110 horas al año, lo que equivale casi a 3 semanas laborales de aprendizaje.

5. Ten buena memoria

Por supuesto, pero no te fíes. Se te olvidará la mitad de las cosas. ¿De cuántos cumpleaños te acuerdas?

Utiliza listas para tus citas, listas para lo pendiente, listas para tus planes y metas a largo plazo, listas con teléfonos, direcciones y email, todo integrado en una y a ser posible en formato electrónico para consultarlas en tu PC. Lo que tengas que llevar lo imprimes.

No puedes acordarte de todo. Las listas te darán más seguridad y tiempo para otras cosas. Te liberarán y al mismo tiempo controlarás todos los detalles. Cuando viajes, tu lista impresa anexada a tu agenda no te dará problemas de pilas, ni de conexión, ni de software. Nada como la sencillez.

6. Haz lo que te manden o lo que suele hacerse normalmente. 

Jamás. Relaciónalo todo a tus metas. Si no consigues lo que quieres es porque tus metas no están definidas del todo.

El día a día nos come, pero la diferencia es que si tienes una meta, todo va encaminado a conseguirla, incluso los avatares del día a día son pistas para aprender. Mira siempre de reojo a tus metas, eso es lo que te hará rendir al máximo.

No nos hacemos millonarios porque no tenemos razones para serlo. Aunque oportunidades no nos faltan, el mundo esta lleno de millonarios que cogieron una idea mediocre y la llevaron hasta el final con ingentes beneficios. Solo se necesita el 10% de una buena idea, copiarla y persistir para hacer dinero. Pero la gran masa únicamente suspira pensando en si les tocará la lotería. Nunca se han propuesto realmente (pararse y pensar) en ser millonarios. Si no tienes una meta económica definida, empieza por proponerte gestionar bien tu tiempo, eso te permitiría conseguir todo lo demás.

Si tienes fe en ti, tus metas pueden y deben ser conseguidas. ¿Todas? La mayoría de las que crees ahora. Solo se trata de prepararte para el futuro. Piensa en lo que conseguiste otras veces.

Si visualizas que eres alguien con éxito lo serás. La clave está en verte como quieres ser. Maxwell Maltz en su libro Psychocybernetics dice: “En el momento en que experimentas algo vívidamente en tu imaginación, lo tienes ya como una experiencia.” Ya eres capaz de hacerlo. Recuerdo a un niño en clase que le preguntaron que hacía con los ojos cerrados. “Juego al fútbol”, contestó. Lo visualizo tan bien que consiguió ser el mejor de su clase en el deporte. La imaginación puede ser una gran ayuda para planificar el tiempo. Practícala todos los días. Busca un modelo, en una persona o en un sistema de creencias que te guíe.

Repasa cada día tus metas sin excepción alguna. Pasa un tiempo en solitario cada día para planificar. Desde ya hasta el resto de tu vida. En esos 15 o 30 minutos deberás enfrentarte a la realidad. Recopilar datos del pasado para mejorar, también los errores sirven para progresar. Luego diseña tu plan sólido, ambicioso y sin fisuras.

7. Sólo se trabaja en el puesto de trabajo

No vale la expresión de la vieja escuela de que trabajar es sufrir. Quieren resultados, no que pasemos un mal rato. A un buen jefe le dará igual que duermas la siesta o que te recuestes en la silla si así consigues rendir más. (A los que no les dará igual será a los envidiosos, que les preocupará más tu postura que tu alto rendimiento). José María Acosta, un gran experto en Gestión del Tiempo cita en su magnífico libro:”Gestión Eficaz del Tiempo”, que la siesta es una sana costumbre y que en muchos países la empiezan a utilizar. Se duerme más, pero a la hora de estar despierto también se está “más despierto”, dice citando a Unamuno.

Las mejores ideas surgen tumbado cómodamente. Muchas empresas ya se han dado cuenta que un entorno agradable es un vivero de ideas.

Una habitación en calma, con luz natural y sin ruido dobla la concentración. Añádele un sillón ergonómico y una mesa despejada y notarás los beneficios. Si además estas lejos del paso de la gente, tu productividad lo notará. Entonces las 8 horas sí serán productivas.

Sería muy generoso de tu parte si me dejas preguntas y comentarios.

Luis Carlos Lamadrid Mendoza, investigador científico de la superación personal.

Acerca de luiscarloslamadrid

Soy Licenciado en Ciencias de La Comunicación. Me obsesiona el tema de la motivación y la superación personal. Sería capaz de hablar, leer y escribir infatigablemente sobre ese tema. Me he ganado la vida como blogger, pero quiero más salud, dinero y amor. Siento la obligación de ser ambicioso y, por eso, he creado un blog en wordpress.
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