Varias sugerencias para manejar bien el tiempo

Una ventaja de ser emprendedor y no tener jefe es que nadie te ordena lo que tienes que hacer. Pero esto tiene un reverso tenebroso: que nadie te motiva ni te dice con precisión lo que tienes que hacer. Y entonces aparece la tentación de procrastinar. Una palabra que en Latinoamérica apenas se usa, pero que los norteamericanos tienen muy presente (busca en Google procrastination).

No es exactamente pereza, porque no se trata de “no hacer nada”. El problema es dejar de hacer cosas importantes o urgentes, y dedicarnos a otras. Sin un jefe que nos recuerde nuestras obligaciones, es fácil encontrar algo mejor que contabilizar unas facturas, llamar a un cliente desagradable o cualquier otra tarea que no nos apetezca en el momento.

Para administrar bien el tiempo se requiere concentración en las cosas importantes y no desperdiciarlo en asuntos anodinos.

Y sin embargo, si queremos tener éxito como emprendedores debemos ser capaces de trabajar a pleno rendimiento, sin distracciones ni aplazamientos indefinidos. Tal vez algunos de estos consejos puedan venirte bien. No pretenden ser un manual completo de cómo gestionar tu tiempo, sino más bien una serie de pistas para ayudarte a evitar los errores más obvios. Y si alguien tiene otras ideas o experiencias, sus comentarios serán bienvenidos.

1. No juegues. Si tu herramienta de trabajo es una computadora, instala sólo el software que necesitas para trabajar. Elimina los juegos de Windows o Ubuntu, no instales otros juegos, ni clientes de mensajería instantánea, ni mulas o torrentes, ni siquiera las aplicaciones para aprender mecanografía o el curso de inglés. Si necesitas estas cosas y ya las tienes instaladas, cómprate otro ordenador para trabajar. Salvo que te dediques al diseño gráfico, con un portátil de 600 euros tienes más que suficiente, y recuperarás rápidamente esa inversión en horas de trabajo ganadas.

2. Desconéctate. Un ordenador conectado a Internet es una tentación permanente: comprobar el correo electrónico, ver los comentarios en tu blog, leer tus feeds RSS, responder a los comentarios en una red social… Si no quieres verte así, y no puedes resistir la tentación, apaga el router. Fija unos momentos al día para hacer estas cosas (con un tiempo límite prefijado), y desconecta el resto del tiempo.

3. Aíslate.
Pon el teléfono móvil en silencio, establece el intervalo de chequeo del correo electrónico en una hora y no en cinco minutos, apaga cualquier aviso automático de cualquier dispositivo. Y deja claro a los que te rodean que durante un tiempo no se te puede molestar. Cuando de verdad necesitas concentrarte, el mundo exterior puede esperar.

4. Llama tú primero. Si estás en un proceso que requiere concentración, una llamada telefónica puede hacerte perder horas de trabajo efectivo. Además de apagar el móvil, una estrategia que funciona en muchos casos es hacer todas las llamadas que tengas pendientes antes de ponerte a la tarea. De este modo evitas que sea la otra persona la que llame cuando a ella le conviene.

5. Separa el trabajo de la familia. No compruebes el saldo del banco a mitad de la mañana, ni dejes la facturación para buscar un billete de avión barato para las vacaciones. Y por supuesto no te dediques a actuar de recadero o gestoría en horas de trabajo “porque no tienes que darle explicaciones a nadie”. Dedica tiempos específicos a estas cosas, y asegúrate de que trabajas al menos ocho horas al día. Si has perdido dos horas en la mañana por un papeleo familiar, procura recuperarlas ese mismo día.

6. Haz una lista. No necesitas herramientas complicadas, un simple fichero de texto (o una hoja de una libreta) sirve. De lo que se trata es de tener visibles qué cosas tienes por hacer, de manera que no lleguen las ocho de la tarde y descubras de repente que tenías que haber llamado a un cliente, haber hecho una transferencia, haber enviado una oferta…

7. Ponte límites. A esas tareas que no quieres hacer, y que siempre retrasas, ponles una fecha límite. Si son muy complejas, divídelas en subtareas que no te lleven más de media hora, para evitar pensar eso de “ahora no tengo tiempo, cuando encuentre una mañana libre me dedicaré a ello…”. Una variante es ponerte citas contigo mismo, de manera que en tu agenda te aparezcan cosas como “miércoles 11:00-11:30 llamar a clientes morosos”.

8. Empieza. Si a pesar de todo hay tareas que no eres capaz de abordar, márcate como objetivo dedicar solo cinco minutos a ellas. Si luego no puedes seguir, al menos habrás hecho un poquito. Pero lo más probable es que una vez en faena descubras que no es para tanto, y puedas seguir hasta terminar.

9. Planifica. Márcate un objetivo para el día: “tengo que haber hecho esto, lo otro y lo de más allá”. Al final del día, revisa lo que te habías propuesto y lo que has hecho, y si hay grandes discrepancias piensa en qué deberías cambiar.

10. Registra. Sobre todo al principio, anota a qué dedicas el tiempo y cuánto te lleva cada tarea. Aunque pueda parecer una carga adicional de trabajo, será fundamental tanto para establecer expectativas realistas con respecto a lo que puedes conseguir como para averiguar cuánto debes cobrar por tu trabajo.

11. Adelántate. Intenta ir por delante de tus obligaciones. Esperar al último día para presentar una declaración a la entidad tributaria, o para entregar un trabajo a un cliente, conduce casi inevitablemente a obtener peores resultados. Además, si estás en el límite, cualquier imprevisto puede evitar que cumplas con tus compromisos, y eso puede ser fatal para tu prestigio frente al cliente.

12. Delega. Si hay tareas que te resultan muy difíciles de abordar, paga a alguien para que las haga por ti. Aunque te cueste un dinero, a la larga acaba compensando tener más salud mental, no quemarte en tareas odiosas, y dedicar más tiempo a lo que verdaderamente hace crecer y prosperar a tu empresa.

Por tu éxito en la salud, el dinero y el amor.

Luis Carlos Lamadrid, investigador de la superación personal.

Acerca de luiscarloslamadrid

Soy Licenciado en Ciencias de La Comunicación. Me obsesiona el tema de la motivación y la superación personal. Sería capaz de hablar, leer y escribir infatigablemente sobre ese tema. Me he ganado la vida como blogger, pero quiero más salud, dinero y amor. Siento la obligación de ser ambicioso y, por eso, he creado un blog en wordpress.
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